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I LOVE YOU BUT...YOU CAN IMPROVE

Esta herramienta la realizamos una vez por semestre coincidiendo con la herramienta "Las dinámicas del CD". Cada Directivo, debe llevar 6 folios (somos 7 directivos) donde ha escrito el nombre de un directivo y el "I love you = una cosa en la que eres bueno", y el "you can improve = un aspecto en el que tienes campo de mejora".
Llevo un pequeño buzón donde introducimos todos los papeles, y cuando realizamos el descanso de las dinámicas, ordeno por nombres, y entrego a cada directivo 6 feedbacks.

Quiero hacer hincapié en que es tan importante el feedback de refuerzo como el de mejora. Es importante saber en qué aspectos podemos mejorar, pero también lo es saber qué cosas valoran los demás que hacemos bien, especialmente para no dejar de hacerlo.
Como anécdota, hace 2 años tuvimos una reclamación de nuestro cliente principal relacionada con Mercedes, ya que encontraron 5 piezas malas. Nosotros vendemos millones de piezas, pero no puede haber ninguna mala. 
Un mes antes había recibido feedback, y una de las personas de mi equipo me comentaba como aspecto positivo, que cuando hay un problema en Hidro Rubber sea de la índole que sea, siempre mantengo la calma, y que eso se transmite al resto del equipo y la organización. A pesar de que la reclamación que teníamos era seria,  este feedback me ayudó mucho para mantener la calma y transmitir aquello que la gente esperaba de mi.

LAS DINAMICAS DEL COMITÉ DE DIRECCIÓN

Una vez por semestre sustituimos un Comité de Dirección por una herramienta que llamamos "Las dinámicas del CD".
Diez días antes de la fecha de la reunión, envío un mail al Equipo Directivo solicitando que comenten qué tema van a tratar en las Dinámicas del CD. Cada directivo debe enviar el tema al equipo, y la documentación necesaria para que el equipo vaya preparado. 
El día de la reunión, el directivo tiene que encargarse de coordinar una dinámica con el equipo directivo sobre el tema que le preocupa, y cerrar en un plan de acción con responsables y fecha.
Esta herramienta nos permite trabajar temas que nos preocupan, pero para los cuales no tenemos tiempo, ya que se salen del día a día.
Comenzamos a las 9h00 y terminamos a las 13h30.

El mismo día de la dinamica, hacemos el "I love you but...you can improve", que lo explicaré la semana que viene.

APUNTATE!

Todos los meses bloqueo en mi agenda unas horas en diferentes días para que cualquier persona de la empresa pueda estar conmigo.
Cuelgo en los tablones mi disponibilidad, de forma que cuando alguien quiera estar conmigo, no tiene más que apuntar su nombre en el día y la fecha que le convenga,  y subir  a mi sitio (Si, paramos máquina cuando se trata de un operario,  si no podemos poner a alguien relevando).




LA MEDIA HORA CON...

Esta herramienta consiste en permitir conocer a aquellas personas de la organización que lo deseen el trabajo que realizan otras.
Lo acotamos a media hora mensual; solamente puedes conocer un puesto al mes, y durante 30 minutos.
Todos los meses colocamos en los tablones de planta y oficinas una tabla Excel para que se pueda apuntar el personal. Hay una persona que se encarga de coordinar el día y la hora entre los apuntados.


HERRAMIENTA- YO FORMO

Cada Directivo de Hidro Rubber tiene que impartir 2 formaciones internas en la empresa. Durante dos años, el directivo invitaba a las personas que el creía que tenían que acudir al curso. Desde este año, además, lanzamos un mensaje a la organización por si alguien más está interesado en acudir.
Hay varios objetivos en esta herramienta:
- El Directivo se tiene que preparar, recopilar información, estudiar.... 
- Tiene que preparar una presentación y  hablar en publico.
- Hacemos ver a su equipo o personas de la organización que domina un tema concreto.
- Realizamos formación interna.

A mi juicio, es tan importante o más la formación interna que la externa. Nos acostumbramos a buscar cursos fuera, y nos olvidamos de la experiencia que tenemos acumulada dentro.




HERRAMIENTA- LA NOVATADA

Desde inicios de este año, cada persona que se incorpora a Hidro Rubber, sea del perfil que sea,  tiene que pasar por un proceso al que llamamos la novatada.
Se trata de hacer que las nuevas incorporaciones conozcan nuestro negocio, nuestra producción. Por ello, cada persona nueva que se incorpora, pasa 5 días en planta trabajando de operario, 2 días en el almacén de producto terminado, y 3 días en el laboratorio.
No se trata de que mire, se trata de que haga. Por ello, la persona que normalmente hace esa función, le supervisa y le ayuda, pero el que trabaja es el nuevo.
Hasta la fecha lo hemos hecho ya en 3 ocasiones, jefe de proyectos, y dos técnicos comerciales.

Creemos firmemente que vale más la practica que la teoría.




DESARROLLO DIRECTIVO

Cada mes me junto con cada directivo de Hidro Rubber una hora. 
La reunión tiene varios objetivos, pero el principal, es que se trata de un tiempo para ellos. Lo que pretendo es que se cuestionen determinadas cosas fuera del día a día. Por otra parte, a mi me da una visión mas amplia de la empresa, su visión. Me aporta mucho el saber cómo están ellos, cómo está su gente, cómo ven el proyecto...
La reunión varía en función de la persona. Con algunas personas es más emocional, y con otras más técnica.

Suelo comenzar la reunión preguntando: ¿cómo estas? 
Si es bien, a secas, sin argumento, hay que escarbar. Yo suelo preguntar ¿Del 1 al 10 cómo te encuentras? Si por ejemplo, me dice que un 7, entonces le pregunto qué falta para el 10, que  me explique los 3 puntos que faltan.
Después pregunto: ¿Cómo esta tu gente? Un por uno, con nombres y apellidos.
La siguientes preguntas son:
¿Cómo ves Hidro Rubber?
¿Hay algo que estemos haciendo mal, y que tengamos que cambiar urgentemente?
¿Hay alguien que tiene que mejorar mucho en esta organización?
Si hemos tenido incorporaciones, pregunto por ellas durante un año a cada directivo. Es decir, como son 6 directivos, pregunto 72 veces cómo está funcionando la nueva persona.
A continuación pregunto:
¿Cuales son tus prioridades para el mes siguiente?
¿Qué has trabajado en la Sillita de pesar? ¿y en el Solo en casa?
¿Te puedo apoyar en algo?
Finalmente, tenemos un apartado de varios.
Una vez al año, pregunto:
¿Por qué estas en Hidro Rubber?
¿Qué es lo que más valoras?
¿Por qué te irías de Hidro Rubber?


PD: POR SUPUESTO CON ACTA POSTERIOR DE LO TRATADO!

LA BELLA Y LA BESTIA

Cada persona del equipo directivo debe llevar a cada Comité Dirección algo que haya hecho bien en el mes, y una cosa que haya hecho mal. Cada uno expone lo suyo, y por consenso decidimos la mejor y la peor de todas. Repartimos una figura de plástico de la BELLA y otra LA BESTIA respectivamente, y los galardonados la deben tener encima de la mesa de su despacho hasta el próximo Comité de Dirección, que es cuando pueden librarse de ella. El que gana la BESTIA, debe comentar en el próximo Comite de Dirección qué acciones ha definido para no volver a caer en el mismo error.

Es simplemente una manera de tomarnos los errores como parte del trabajo, y como aprendizaje para el desarrollo profesional de cada uno. (Al que anda, le pasa).


Aqui algunos errores de futbol para reirse un rato:

TRATO DIFERENCIADO: ACLARACIÓN GRUPO "RESTO"

Esta semana me ha comentado una persona de Hidro Rubber que se había sentido mal al verse ubicada dentro del grupo resto, ya que para ella tiene una connotación negativa.
Hidro Rubber tiene la suerte de tener magníficos profesionales, responsables de su trabajo, e involucrados con la empresa,  entando la mayoría dentro del "grupo resto".
Las personas que consideramos clave, son aquellas que por su actitud, conocimiento o función que ocupan en la empresa, nos crearían un problema si decidiesen trabajar en otra organización (aunque como todos sabemos, nadie es indispensable). En la mayoría de los casos, es una combinacion de las 3 características mencionadas.
La diferencia entre las personas clave y las líder, es que éstas últimas son capaces de traccionar al resto, son referentes en la organización, e influyen en el resto de personas de forma positiva.
Espero haber aclarado las dudas. Todo depende de la perspectiva con que se mire:



EL RECONOCIMIENTO MENSUAL Y EL CERDITO

Todos los meses cada Directivo de Hidro Rubber debe llevar al Comité de Dirección el nombre de una persona de la empresa a la que quiera reconocer algo que ésta haya hecho bien en el mes anterior. El hecho tiene que ser concreto. Por consenso de los 7 que formamos el equipo directivo, acordamos a quien reconocemos.

LA RECOMPENSA
Cada mes realizamos una comunicación interna (la explicaré en otro post), y en ella, se explica a quien se ha reconocido y por qué.

En las 3 salas de reunión de Hidro Rubber tenemos unas huchas con forma de cerdito. Cada vez que alguien llega tarde a una reunión (si, 9h01 es tarde si la reunión es a las 9h00) debe depositar 1€ en la hucha. El día que decidimos en el Comité de Dirección a quien reconocemos, abrimos las 3 huchas, se recauda, y se compra algo a la persona reconocida con el dinero que haya.




EL INTERCAMBIO

La mayoría de las empresas son recelosas a enseñar lo que hacen y cómo lo hacen. Me parece bien, y lo comparto, pero siempre que se trate de enseñar a tu competencia.
Se aprende mucho del intercambio con otras empresas, y facilita mucho el camino en determinadas materias, como por ejemplo, la implantación en el extranjero.

Nosotros realizamos 2 intercambios al año. Viene el Equipo Directivo de una empresa a Hidro Rubber, y les enseñamos lo que hacemos y cómo lo hacemos. Al tiempo, vamos el Equipo Directivo de Hidro Rubber a la otra empresa.
Intercambiamos experiencias, conocemos la historia, los problemas que han superado, las inquietudes que tienen, herramientas que les funcionan, implantaciones de éxito... en definitiva, aprendes, enseñas, compartes. Ves otras realidades, otras formas de hacer, y esto enriquece.

Hoy hemos estado en IBARMIA. Una gran empresa y una gran gente. GRACIAS, por vuestra buena disposición, y por compartir vuestra experiencia con nosotros!



TRATO DIFERENCIADO (Tema delicado)

En Hidro Rubber hemos montado un modelo de gestión basado en las personas, tratando a las mismas de igual forma. ERROR.
Hace dos años, nos dimos cuenta de que lo estabamos haciendo mal. La involucración, y el esfuerzo de todas las personas no es el mismo, sin embargo, nosotros teniamos un sistema que trataba a todos por igual.
Lanzamos una herramienta a la que llamamos trato diferenciado, y que explico a continuación:
1. Establecemos 4 tipos diferentes de colectivos: Lideres, Key people (personas clave), resto, ovejas negras (tambien conocidas como "gente tóxica").
2. Dinámica en el equipo directivo para dar una definicion a cada colectivo. De esta forma, cuando asignamos personas a cada grupo, todos hablamos de lo mismo.
3. Se reparte una lista de las personas de la organizacion a cada miembro del Equipo directivo, y cada uno asigna a un grupo o a otro.
4. Se ponen en comun las listas, y se decide a partir de cuantos votos uno pertenece a un colectivo. Es decir, se establece el criterio.
5. En nuestro caso, incorporamos a la dinámica  las personas que han salido como "lideres" el año anterior.

Reconozco que para algunos esto puede resultar fuerte, pero en mi opinión, es más fuerte tratar a todos por igual, cuando hay gente que se deja la piel. Lo hacemos por ellos.




Una vez realizado esto, toca actuar:
1. Comunicar a cada colectivo: Nosotros nos juntamos individualmente con los lideres, personas clave, y ovejas negras, y les explicamos en qué colectivo están, y por qué. A las ovejas se les pide cambio.
2. Yo me reuno a lo largo del año 6 veces con los lideres, y 2 con los clave, y les doy más informacion que al resto de la plantilla sobre la empresa y la estrategia. Además, aprovecho para saber como estan, cómo ven a la empresa...
3. Los lideres y los clave tiene acceso a más formacion que el resto (esto lo trataré en otro post).
4. Este año empezamos con cosas diferentes:
  • Comunicación: la ovejas han vuelto a ser las mismas por segundo año. Se les ha solicitado cambio a lo largo del año 2014, de lo contrario saldrán de la organizacion.
  • En la ultima reunión del año con toda la plantilla (19/12/2013), he dado los nombres de las personas que son ovejas negras y los motivos, y he explicado a todos que si no cambian, saldrán de nuestra empresa. Es un mensaje claro; nos damos cuenta. Tenemos que ser competitivos si queremos seguir en el mercado, y necesitamos el apoyo de todos.
  • En la misma reunión expliqué que con el resto de personal estamos muy contentos, que tenemos una plantilla muy trabajadora e involucrada.
  • EL CONCLAVE DE LAS CLAVE: una vez al mes juntamos a los lideres y personas clave una hora para que debatan, analicen un tema, y propongan soluciones. La primera reunión, la correspondiente a enero, ya la hemos hecho. En esta primera reunión, hemos empezado por crear el equipo, con lo que hemos hecho 2 dinamicas participativas, y hemos visto un video. Es muy importante empezar de esta forma, ya que tenemos perfiles muy diferentes (operarios, administrativos, comerciales, informático....). Para que el equipo pueda funcionar, es necesario invertir primero un tiempo en crear las condiciones de trabajo suficientes, generar confianza y promover la participacion. Haremos dinamicas participativas hasta abril. 

En definitiva, el objetivo, es destacar a aquellas personas que son especiales para nosotros (reunión individual conmigo), y hacer que se identifiquen entre ellos (El conclave de los clave).


Esto va por los que "se dejan la piel". Un abrazo!



HERRAMIENTAS PARA PENSAR (Si, eso que todos podemos hacer y pocos ponen en práctica)

¿Cuánto tiempo dedicas a pensar? Si no lo haces, ¿cómo mejoras? ¿Esperas que alguien piense por ti, y te organice la vida y el trabajo?

He dedicado mucho tiempo a trasladar la idea a mi equipo de que es fundamental dedicar un tiempo de nuestra jornada laboral a pensar. Solo podemos mejorar lo existente, si salimos del día a día y pensamos.

Tras muchos intentos fallidos, cree la primera herramienta, LA SILLITA DE PENSAR. Cada directivo define cuánto tiempo va a pensar, cada cuánto tiempo va a pensar, y donde va a pensar. Cada uno tiene un “libro de pensar” donde anota las ideas, y las comparte conmigo en la reunión mensual de Desarrollo Directivo. 




Tras dos años de sillita de pensar, la conclusión a la que llegué fue que la gente piensa, pero en su área. Necesitábamos otra herramienta que permitiese pensar a lo grande, y así nació: EL SOLO EN CASA
Cada directivo se queda una tarde o una mañana al mes en casa para pensar en la empresa en general, no en su departamento exclusivamente. 

 

 
FORMAS DE PENSAR 
Yo utilizo 3 métodos para pensar:   
1. Pensamiento metódico: realizo un mapa mental de todo lo que tiene que ver con mi función. Dedico tiempo a analizar cada elemento del mapa mental. Qué hacemos, cómo se podría hacer, con qué interacciona, qué valor aporta…

2. Pensamiento libre: una mesa, una silla, un boli, un papel en blanco, y lo más importante, tú. Anota lo que surja.

3. Pensamiento forzado: este lo utilizo cuando acudo a alguna conferencia, jornada o formación, y es mala o el ponente es malo. Genero muchas ideas nuevas.

Personalmente considero que es mejor pensar fuera de tu sitio de trabajo.

 
Pensemos, que no somos robots!!!



HERRAMIENTA: EL "SÍ, QUIERO!"

Lanzamos un tema a la organización sobre el que trabajar. Se especifica un objetivo, horas de trabajo estimadas y fecha de finalización. En ocasiones, si es necesario, un presupuesto. Se coloca un folio en los tablones (planta y oficinas), para que se apunte el que quiera colaborar (involucrarse en ese tema).
Lo hacemos con el objetivo de mezclar a la gente, oficias y planta, y para trabajar en equipo en algo diferente al día a día. 

El equipo trabajar en horario laboral.

Este año, hemos lanzado seis. Un ejemplo:

Se apuntan a este "sí quiero!": adjunto de compras, dos administrativos, contabilidad y un operario.

El resultado:
Un kit de supervivencia: Una mochila, una linterna, una manta, un calendario de la empresa, turrón, un vale para un desayuno continental, una botella de vino, una capa para la lluvia. 




Recomendaciones del kit de supervivencia


GRANDE!: Muy buenas recomendaciones del kit de supervivencia para empezar el 2014 con energía!